明确：公文写作的最基本要求

 　　公文写作要做到明确无疑，清晰可鉴，让人一目了然，这是一条最基本的要求，也是顺 利实现行文目的、确保公文质量和效用的前提条件。关于这一点，著名教育家叶圣陶先生 在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中曾经说过：“公文不一定要好文章，可是必 须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。” 这就把公文写作的明确性问题提到了一个很高的地位来认识。大量的公文写作实践告诉 我们，离开明确这一基础和前提，就会让受文对象难以理解和把握公文的内容，并给执行环 节造成障碍。对此，必须给予足够的重视。 公文写作要做到明确，其基本的要求就是要直来直去，把行文的目的、依据、内容明白无疑地传输给受文对象，不使之产生理解和执行上的偏差。而要做到这一点，看似简单实 则不凡。但就总体而言，公文写作中的明确主要应当包括如下几个方面的内容：

　　一、观点要明确

　　即在公文写作过程中要注意明确提出问题，然后靠深刻有力的分析，揭示事物的本质 和内在联系，经过分析、综合使问题得到鲜明的解决或回答。毛泽东同志在《反对党八股》 一文中，批评“甲乙丙丁，开中药铺”的写作方法，就是指文章写作中存在的只罗列现象，而 不提出分析和解决问题的不良文风，属于观点不鲜明。公文写作的明确性程度如何，是体 现公文质量与水平的重要标志。它要求一篇公文中所提出的观点和主张必须旗帜鲜明，毫 不隐讳。赞成什么，反对什么;提倡什么，禁止什么;同意什么，否定什么，都必须直陈己见， 让人一目了然。特别是决定、通知、批复等诸多下行文，更需如此。即便是报告、请示等上 行文，如提出几种可供选择的建议、办法或措施，也要明确提出发文单位的倾向性意见，这 样做有利于信息的传递以及问题的研究和解决。切忌吞吞吐吐，模棱两可，更不能八面玲 珑，回避矛盾。

　　二、叙事要明确

　　叙述是公文写作中运用最广泛的一种表达方式。除计划体、法规体公文一般不采用叙 事和指令性文体较少使用叙事外，其他如通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、讲话 稿、典型材料等都必须以叙事为基础：而公文叙事的最基本要求就是要“实叙其事，从某年 月日而来，从何人俺地何证据.叙明.语语确凿，不得一辞娇艳，毋庸半句虚浮”。(太 平天国(戒浮文言谕))如果叙事失之明确，过于简略，就会令人莫明究竟，难得要领。例 如有一篇关于省政府机关贯彻中纪委《公开信>解决建房分房中的不正之风进展情况的通 报，其中只写了检查验收的情况，面对省直机关存在的问题和查处的情况却一笔带过，未加 明确而又详尽的叙述，显然与此类通报的写作要求不相符合：

　　三、逻辑要明确

　　是指公文写作中所运用的概念、判断和推理必须合乎逻辑规则，让人明确所指。在公 文写作实践中，因违反逻辑而导致表意不明的问题时有所见，例如有一份《中共县委政法委 关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知》，其中对“政法部门”就 使用了诸如“政法单位”、“政法机关”、“政法各部门”、“公检法司”、“政法治安管理部门”、 “政法、公安机关”等各种不同的称谓，前后不一，造成混乱。因此，当同一概念在一篇公文 中不止一次出现时，必须做到前后一致，明确无误。同时，所运用的判断和推理也都要遵循 明确性的原则。

　　四、结构要明确

　　由于公文的内容、社会功用以及受文对象不同于一般文章，因而就决定了其结构上的特殊性，既要明确反映每篇公文的策见内容，又要着眼于为实际应用服务。这就要求在谋 篇布局上必须注意讲究艺术，突出表现为要普遍使用标题显旨、篇前撮要、分设小标题、提 炼段旨句、标示序码等手段，甚至在法规性文件中要专门采用章条款分列的形式等，以使公 文结构视觉化，条分缕析，眉目清楚，明确无疑。在具体行文过程中，还要顾及层次段落的 划分、过渡照应的安排、背景情况的交代甚至句子结构的设置等等，都要处理得恰切得体， 它们是确保公文写作臻于明确所不可缺少的重要因素。

　　五、用语要明确

　　即公文用语要简单明了、浅显通俗、明白晓畅。要达到通俗易懂，就不要生造谁也不懂 的话，也不要专门使用那些生僻难懂的古代词语，更不要放着中国字不写而专门使用 “ABC”之类让老百姓摸不着头脑的而且绝对禁止的外国字充当代用词而形成“大拼盘”式 的插花句子，好像这样才显示出撰稿者、讲话者“有学问，水平高”。要知我们的各级机关都 是人民的机关，为人民服务是我们一切活动的宗旨，因此，机关文件的语言必须具备人民 性，即为绝大多数人民群众所接受、所使用，使之愿意读、读得懂、受感动。然而在当今不少 机关单位所制发的公文中，用语含混、不够明确的现象时有所见，令人莫名其妙。一些日 语、地方语、隐语和怪语进入我们的一些文件，致使不是表意不准，障碍信息交流，就是晦涩 难懂，而这又显然都是违背通俗易懂的公文写作原则的。把文件写得简明易懂，群众才能 接受，文件才具有它应有的生命力与创造力。 实际上，关于公文写作的明确性问题，中央早就有过明确的规定。1951年2月中共中 央颁发的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》一文中对诸多文电在文字上 所存在的严重缺点，列举出滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长等五大类， 而这些都是直接导致公文失之明确的重要原因和主要表现。值得注意的是，这篇《指示》中 不仅提出了“问题”，更重要的是给出了解决“问题”的具体办法，尤其是针对“眉目不清”的 现象所作出的开门见山、篇前撮要、段前明旨的规定，意义十分重大，影响深远，对公文写作 如何做到明确具有极强的针对性和指导意义。因此，在公文写作过程中，要使之符合明确 性的要求，必须依循《指示》中的诸项规定去做，真正将其落到实处。这样一来，这篇《指 示>印应成为每个公文写作人员的必读文件。