公文语言运用的基本要求

　　三、简明扼要无废话 由于公文是用来反映公务活动情况，解决公务活动中的实际问题的，是发文机关行使 职权实施管理的重要工具，因而要尽量写得言之有物，简而不空。简明扼要是指公文使用 的语言要精当不繁，忌冗长空泛，又不苟简，即服从行文目的和表现主旨的需要，当详则详， 当略则略，力求以最少的文字表达最为丰富的内容。为此，应该注意以下三个方面：

　　(一)认识明确，抓住实质;陈述事实，抓住关键;阐明观点，提出意见和办法，要抓住中 心，切合公务实际。公文文字的简要，是与作者认识明确、内容简要联系在一起的。“始于 意格，成于句字”，如果公文作者对所要反映事物的了解片面、肤浅，写出的公文必然是言不 称物，文不逮意。

　　(二)善于概括，抓住事物特征。当今世界已经进入“信息时代”，面对大量信息，公文 写作人员必须善于概括、提炼，准确地抓住事物特征，这样才能切中肯綮。尤其一些反映大 事、要事的公文，更需要概括。

　　(三)删繁就简，用最经济的文字，精当地表达尽可能多的实际内容。删繁就简的方法 很多，诸如删除多余的字、词、句、段，做到“篇无累句，句无累字”;灵活地运用各种专门用 语，例如“你局”、“该厂”、‘‘本厂”等(称谓用语)，“经”、“业经”、“兹经”等(经办用语)，“近 接”、“悉”等(引叙用语)，“希望遵照”、“拟请”等(期望用语)，“照办”、“可行”、“不可”、 “不同意”、“同意”等(表态用语)，“当否”、“是否可行”、“可行”、“是否同意”等(征询用 语)，“请批示”、“请审核”、“请回复”、“请指示”等(期复用语)，“为此”、“对此”(综述过渡 用语)，“为要”、“为盼”、“特此函复”等(结尾用语)。根据实际情况，适当地运用这些专门 用语，对于减少冗辞赘语大有帮助。

　　四、平实易懂无大话 公文用语要求平实易懂，指的是语言平直自然、明白晓畅、恰如其分，不矫揉造作，忌堆 砌华丽辞藻，忌溢用辞格，讲求于平淡之中见神奇，多用叙述、说明、议论，少用或者不用描 写、夸张、渲染等手法，这是公文的重要特征。不论哪种公文，都具有一定的广泛性和群众 性，这一特点就决定了公文语言不仅应当注意约定俗成，而且尤其需要做到雅俗共赏，平实 易懂。主要有三点：

　　(一)不要堆砌辞藻，乱用修饰词语。公文用语要精练确切，修饰语不宜过多。鲁迅先 生在《且介亭杂文二集-人生识字胡涂始》中说：“倘要明白，我以为第一是在作者先把似 识非识的字放弃，从活人的嘴上.采取有生命的词汇，搬到纸上来，也就是学学孩子，只说些自己的确能懂的话。至于旧语的复活，方言的普通话，那自然也是必要的，但一须选择，二 须有字典以确定所含的意义”。在公文写作中，要如实地反映事物的本来面目，不允许有类 似“燕山雪花大如席”、“白发三千丈”之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为名 句，而在公文中则会成为笑话。有些公文的作者，为了追求生动性，往往在写作中使用一些 修饰语和形象词之类，不仅使公文显得虚泛、空洞，失去说服力，而且形成一种装腔作势、矫 揉造作的文风。

　　(二)不要文白夹杂，故弄玄虚。公文中的遣词造句，应力求大众化，避免使用生僻晦涩 的语句。有些公文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，例如放着现成的“他”不用，非用 “其”;放着现代词“如果”不用，要用“若”等。这种做法，看似富有学究味，其实，其中的酸 腐味、变质味很浓。

　　(三)不要过多地引经据典。一些人在公文写作过程中，喜欢引经据典地说明自己的观 点，这在一定条件下是允许的，有时可以增强语言的表达效果。但是引用过多过滥，则会适 得其反，使人感觉有卖弄学问、华而不实之嫌。一般而言，引经据典仅限于一些事务性公文 中，如领导讲话、调查报告等文种;但在通用性公文中一般不容许引经据典，特别是有些庄 重严肃的公文，如请示、命令、通告、批复等是绝对不能使用的。 五、鲜明生动无套话 公文写作一般要求写得平实、严谨、朴素，这是因为公文具有很强的政策性和实践性的 缘故，特别是某些指令性、法规性很强的文件，诸如命令、指示、通报、决议、条例等，更要写 得庄重严肃。但这并不排斥公文语言的生动活泼，在保证内容真实的基础上，审慎地运用 一些修辞手法可使公文的内容表达显得生动活泼，从而更有效地发挥它的作用： 公文语言鲜明生动，是指其所表现的公务活动内容必须富有新意，而不是人云易云、平 淡庸俗、无制发机关特质的内容。这首先要求制发公文的作者要有新鲜的思想，写进公文 中的事例要典型。其次在表达手法上不能穿靴带帽、套话连篇。公文不一定都是“板着面 孔讲官话”，只要有创新的思维及丰富的公务活动内容，有好的文风，并切实掌握了公文写 作的语言特点及要求，就可以把公文写得鲜明生动。 具体表现为：

　　(一)准确。这是公文语言的生命，它直接关系到公文质量的高低。俗语“一字入公 文，九牛拔不出”，极其形象地说明了公文语言的准确性特点。这里，准确指的范围除内容 要素外，在很大程度上取决于语言要素，即语言表达要符合客观实际，对问题的分析有理有 据，符合逻辑，在遣词造句方面也要恰当贴切，符合语法规范。对于一些意义相近的词语， 要反复考虑，仔细辨析它们之间的细微差别，选择最为准确的加以使用。

　　(二)简洁。公文重在实用，故在语言表达方面，在准确的基础上还应力求简洁。要用 极省俭的文字表达尽可能丰富的内容，做到以少胜多。为此，就需养成一种“精雕细琢”的可惜。最后，达到“句中无余字，篇内无赘语”的境界：要注重使用那些论断性语言、综合性 语言和群众性语言，以确保其简洁性。此外，还应适当运用一些简称(缩略语)等，也可使公 文语言表达趋向简洁。

　　(三)庄重。公文是法定社会组织处理公务的工具，具有高度的政策性和法定的权威 性，因而要求其用语必须做到庄严、郑重。为此，就需注意：要用叙述性、陈述性语言，忌用 描绘性、抒情性语言;要用规范的书面语言，忌用方言土语。否则，都会影响公文语言的庄 重色彩。

　　(四)朴实。公文重在实用，指导工作。因而在语言运用上还应力求朴实无华，要直陈 其事，不要拐弯抹角，含蓄隐讳，故弄玄虚;也不要刻意藻饰、渲染、铺陈。否则，往往会适得 其反。

　　(五)生动。指公文的语言虽然讲究朴实无华，但也不能失之平淡，要尽可能运用一些 形象化的词语，借用一些现代汉语的修辞手法，如排比、层递、比喻、夸张等，但要注意有些 修辞手法不宜使用，如双关、借代、象征等。

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