公文语言运用的基本要求

 　　列宁指出：“语言是人类最重要的交际工具。”(《论民族自决权》)公文作为反映公务活 动的工具，自然也离不开语言，它是在提炼口头语言的基础上形成的，合乎语法、修辞和逻辑规范的书面语言。 公文的语言，是公文写作中一个极其重要的问题。可以说，一篇公文，无论其主旨如何 正确、鲜明、深刻，材料如何充分、详细、具体，结构如何巧妙、合理、得体，但是，如果没有完 美规范的语言作为载体，也不会取得令人满意的效果。因而，语言运用得好坏，直接关系到 公文的质量。读者对文件内容的理解和掌握，直至付诸实施，都是通过语言这个中间媒介 来实现的。所以，在写作中，我们必须审慎仔细，下一番“刮垢磨光”的工夫，认真学习和掌 握公文的语言特点及其运用规律，写出合乎规范、质量较高的文书来，以适应工作需要。 公文是用来处理公务的文书，它在国家机关、社会团体和企事业单位的公务活动中发 挥联系、传达或向社会宣布周知的作用。公文的实用性很强，其内容直接与社会生活的各 个领域，与社会各阶层人们的工作、、学习和生活紧密相联，并能产生直接的甚至是立竿见 影的影响，这就决定了公文存在着与文艺作品及政论文章等有所区别的语言特点：因此一 对于公文写作来说，在语言运用上必须达到如下几方面的要求：

　　一、真实准确无假话 真实准确是公文的生命。真实准确无假话，这是优良文风的一个最基本要求，也是最 重要的要求。 真实指的是确有其事。写进公文中的材料必须来自公务活动和社会主义市场经济建 设的实际，来自人民群众的生活实践，不允许虚构和编造;准确指的是在表述时不夸大，不 缩小，既不添油加醋，褒贬失当，更不文过饰非。只有内容真实、准确，才能具有说服力。因 此，无论撰写何种公文，我们都应该做到“三不写”，即内容不真实的不写，材料没有落实的 不写，没有了解清楚的不写。为此，在写作中必须做到：

　　(一)避免产生歧义。某个说法或某一段话，可以这样理解，也可以那样理解，这就叫做 歧义：例如某单位发放奖金的规定，其中有一条是：“病假、事假三天以上者，扣发当月奖 金二一这句话既可以理解为病事假三天不扣发奖金，也可以理解为病事假三天就要扣发奖 金=因为公文内容没有对“三天以上”这一基数进行限定，“三天以上”究竟包含不包含“三 天’，令人费解。因此，理解与执行也就不同了。

　　(二)防止褒贬失当。赞扬或贬损某一行为，所用词语超出或者没达到应有的程度，叫做 褒贬失当：例如，某人在困难的条件下完成了一项具体任务，如果通报表扬时说成是取 得了很大成就，就属于评价过高;反之，如果把我国第一次发射航天载人飞船试验成功，仅 仅写成是社会主义现代化建设中的一个不小的成绩.则属于对它的意义估计不足。又如把 “错误”说成“罪行”，就是混淆了问题性质;而“错误极其严重，应当进行批评”之类的行文， 则属于错误程度与采取措施不相称，处置不当。这样类似的语言表述都属于分寸不适，褒 贬失当!

　　(三)排除疏忽错漏。公文中的错漏现象多种多样，概括说来，可以分为两类：一类是粗 心所致：例如起草公文过程中，前面说“下边分四点来说”，可实际上只说了三点，或者出现了第五点;前面说“一方面”，后文缺少“另一方面”。有时失之毫厘，差之千里，例如漏掉一 个“不”字，意思就截然相反;引用数字时多写一个“零”或少写一个“零”，一差就是十倍;如 果把“十万”错成“十一，则是万倍之差。属于粗心造成的错漏，经过认真检查，不难发现并 且加以纠正。还有一类错漏是由于思考不严密、分析不细所致，比如有结论而缺少必要的 情况和应有的分析，或者列举了情况、数字而没有接着加以论证等。

　　(四)注意措辞得体：措辞要得体，就是指用语要与所写的公文文种体例相符。颁布政 府法令应庄重严肃，报喜祝捷要热烈欢快，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和 委婉等。报请性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给予指示”等等，以 表示下级对上级的尊重：而意见体公文，则要严谨、周密、明确，不能使用乞求式的语气;命 令体公文，其用语则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现模棱两可的毛病，等等。 二、严谨庄重无虚话 所谓严谨.是指公文中宣事说理要严密周全，交代清楚，合乎逻辑，前后不能自相矛盾， 语言含义要确切=这是由公文的实用性和权威性所决定的。任何一份公文，如果写得语言 虚浮，说话前后矛盾，不能自圆其说，这样，不仅不能体现机关工作严谨周密的作风，更主要 的是会给工作带来损失=例如用以传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规的公文， 在语言表达方面若稍有疏漏，就可能被那些以“上有政策、下有对策”为能事的人钻空子。 因此公文语言要力求达到天衣无缝，令人无懈可击。同样的，处理其他公务的公文，也应力 求行文严谨，以免造或差错。 与严谨直接有关的是公文的语言必须庄重。所谓庄重，就是端庄持重，格调郑重严肃。 只有用语庄重.无虚词浮句，无文学气息，所写的公文才更显得严谨。 语言严谨，首先是个思想认识问题，认识深邃，思维严谨，才能保证语言表达的严谨;其 次还有一个语言修养问题=专业功底深厚，用词准确恰切，也能够保证语言的严谨。因此， 在写作过程中，对所选用的词语该限制时必须限制，不该限制一定不要随便限制，避免节外 生枝，出现纰漏。例如“要勤俭节约，避免不必要的浪费”一语，这里的“不必要”就是多余 的，因为“浪费”皆为“不必要”，刻意限制，节外生枝，反而出现漏洞。对一些关键性词语的 界定也要注意做到严谨周密.防止出现歧义。如“会计员是经济管理人员”，即属定义过宽， 应为“会计员是具有一般财务会计专业知识、能担负一般会计工作的人员”，这样定义，内涵 更准确，也更严谨。 在长期的写作实践中，公文语言业已逐渐形成了具有特色的庄重语系，主要表现在：一 是沿用文言词汇。诸如“兹”、“兹因”、“值此”、“惊悉”等词语，在公文中使用十分普遍，显 得文雅庄重;二是专用词汇。诸如“任免”、“免职”、“呈报”、“审核”等，除了公文中使用 外，其他语体基本不用，带有一种较为浓厚的庄重色彩;三是大量运用偶数音节词语，如“破 坏”、“隐瞒”、“通报”、“表扬”等合成词和词组，在公文中使用显得整齐匀称;而违法乱纪、 不务正业、助人为乐、克己奉公、为政清廉、大快人心等四字格成语在公文中的运用也显得庄重文雅;四是较多使用对偶句和排比句的修辞手法。例如“转变工作作风，提高办事效 率”;“有的……，有的……，有的……”等，显得句式整齐，音节匀称，庄重严谨;五是多用介 词结构。通常使用的介词主要有“为了”、“根据”、“关于”、“通过”、“除了”、“对”等等，恰 当地运用，能使行文语气庄重严肃，内容表达清楚。

[1] [2]  下一页