简短：公文写作的理想境界

 　　简短是当代公文写作发展的客观需要及必然趋势。据报载，联合国每年印制各种文件 要用去5853吨普通纸和234吨影印纸，另外还要用掉82吨卫生纸，总计相当于毁掉10.5 万棵树。为此，联合国秘书处建议：最好缩短各种文件的篇幅，删除不必要的词语，只印最 重要的内容，以极大限度地挽救树木。(见《参考消息》1991年9月22日第3版)这一建议 颇具理论与实践意义。 公文写作应力求简短。对此，无产阶级的革命导师曾经作过许多精辟论述。毛泽东同 志指出：“我们应该研究一下文章怎样写得短些，写得精粹些。……文章太长了，有谁来看 呢?”(《反对党八股》)还指出：“要‘精兵简政’。讲话、演说、写文章和写决议案，都应当简 明扼要。”(《党委会的工作方法》)他很形象地将那种烦冗拖沓、又臭又长的公文喻为“懒婆 娘的裹脚”。革命导师列宁也说过：“请写得简短些，采用电报文体，如果必要的话，可以另 加附件。”并表示“写长了我根本不看，一定不看”;“如果有切实可行的建议，可以写在另 一张纸上，要象电报那样写得极其简短。”(《给伊·克·叶若夫》，《列宁全集》第35卷，人 民出版社1959年版，第524页)。 那么，公文写作何以能“短”?主要应从以下几方面着手：

　　一、一事一文，主旨明确 公文行文必须做到主旨明确、集中、单一，力戒枝蔓横生，烦冗芜杂。每份公文要解决 什么问题，必须首先确立一个明晰的中心，然后再紧紧围绕这一中心去组织材料=除综合 性报告以外，一般应采用“一事一文”的方法，特别是请示类公文，更应如此。这样傲，既便 于承办，又便于事后立卷归档，并能有效地缩短行文篇幅。否则，一文数事，势必形成“多中 心”，造成冗长杂乱的现象，令人不得要领，从而影响行文目的的顺利实现。

　　二、用语简洁明快，干净利落

　　公文总要直接地、迅速地传递某种信息，因此，其用语必须做到言简意赅，精练概括。 具体包括： 其一，摒弃不必要的解释和说明。在公文写作中，为使阅者准确理解有关内容，有时需 要对其进行解释或说明。但要注意遵循“必要”和“适度”的原则，切忌过多过滥，造成篇幅 上的烦琐和冗长。这样，对于“亦即”、“就是说”、“换言之”等，诸如此类的解释或说明性语 句，应尽力避免。 其二，删掉可有可无的字、词、句、段。公文初稿写完后，要反复检查，认真修改，重点应 在语言表达方面下些工夫，竭力将可有可无的字、词、句、段删去，毫不可惜。为此，要特别 注意：删掉这一字、词、句、段对公文内容有没有影响?会不会使人产生歧义?上下文义是 否仍然连贯、顺畅?等等，如无妨碍，则应大胆删削，以省减文字，缩短篇幅。 其

　　三、淘汰层层“套话”

　　既不要开头“戴帽”，也不能结尾“穿靴”。现行公文写作中， 。套话’屡禁不止，其表现有二：一是开头“戴帽”，如“在中央文件精神指引下，在上级党委、 政府的关怀下，在本单位领导的直接指挥下，经过全体干部和职工的共同努力……”;二是 结尾“穿靴”，如。让我们共同奋斗吧!”、“我们虽然取得了上述成绩，但距离领导要求还相 差很远”、等等。这两种倾向，只能导致文字表达上的空洞浮泛，而不具任何实际意义，均应 坚决剔除。

　　三、贵用“直笔”

　　《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第(二)项明确规定，草拟公文应当做到“直 述不曲”，这是由公文本身的性质所决定的。公文具有很强的政策性和指导性，因此在撰写时必须做到直言其事，只要能将有关内容准确清楚地予以表达即可，力戒拐弯抹角，含蓄隐 讳。多用概括性、陈述性的语言，少用或不用描写性、抒情性的语言。对事物或问题的情状 作过多铺陈或“渲染”，势必导致篇幅上的冗长杂乱，从而影响公文的质量及效用。

　　四、适当运用缩略语

　　缩略语是语句或语意的概括和浓缩，如能恰当使用，可使公文内容简洁精练，富于概括 性和表现力。以数概省略为例，“中国共产党要始终代表中国先进生产力的发展要求，始终 代表中国先进文化的前进方向，始终代表中国最广大人民的根本利益”缩略为“三个代 表”，很显然，后者精练概括，易于记忆，同时又能节省笔墨，缩减篇幅。

　　五、要善于运用数字和图表说明问题

　　在公文写作中，特别是在总结类文体的写作中，往往涉及对事物的特征、性状、本质等 的介绍，在这种情况下，如用文字表述，未免过于烦冗。倘能列举数字进行说明，则不仅能 使阅者对所述内容有较具体的了解，还可使行文简洁凝练，说服力强。图表说明也是如此， 它通常借助于插图、表格、照片等进行说明，能使公文内容集中概括，令人一目了然，可以代 替许多烦冗的文字叙述。