公文写作怎样正确运用数字

 　　公文写作怎样正确运用数字

　　公文写作离不开数字。它能够给人以确定无疑的概念，并能使人增强量的直感，从而 加深对事物本质和规律的认识。公文中恰当地运用数字，能够起到文字表达所不能替代的 作用，从而极大地增强行文的说服力;反之，如果运用不当，就会严重影响公文的质量和效 用，甚至给实际工作造成难以预料的损失。因此，在公文写作中必须重视对各种数字的使 用： 具体地讲，公文写作中运用数字应当注意做到以下几点：

　　一、要真实

　　真实是公文中运用数字的生命，它直接关系到一篇公文的质量和效用，也在一定程度 上反映出发文机关及公文写作者的工作作风。唯其真实，才有力量，才能实事求是地反映客观事物。具体而言，真实是指写进公文中的数字，必须是从实践中得来，是确确实实存在 的，而绝不是凭空杜撰甚至弄虚作假胡乱编造的“水数字”。那种为了显示工作“业绩”抑 或掩盖工作失误，欺上瞒下而有意编造数字的做法，必须坚决禁止。据报载，有位秘书人员 撰写年终总结，由于未作认真细致的调查研究，没有获取确切可靠的数字，但又“报喜”心 切，情急之下即随手将本单位的电话号码写了进去。从实质上讲，这是秘书人员思维品质 的体现，贻害不浅。此外，“大跃进”时期的“浮夸风”，竟能将亩产粮食说成“上万斤”，不仅 失去了真实性，而且也给工作带来了严重损失，教训十分沉痛。

　　二、要准确

　　准确是公文中运用数字的关键所在，它与真实相辅相成。具体是指写进公文中的数 字，必须与客观实际相符合，要准确地反映事物发展变化的程度，绝不能搞“主观推测”，或 者使用“大概”、“也许”、“差不多”、“可能”等模糊度强的词语，有一说一，有二说二，决不 能随意夸大或缩小。而要做到这一点，要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研 究，尽力获取第一手材料。同时，在语言表述上也要力求准确无误，给人以明晰的概念。实 践中，有些单位的公文却不如此，例如某企业的工作总结，其中写道“本月氯化钾产量为 300吨，增加了8%”，这样表述，看不出是比上个月还是比去年同期增加了8%，缺少具有 可比性的时间，以致造成数量交代不清不准。应当明确的是，对于诸如“据不完全统计”之 类的表述，因其如实反映出了客观事物的可靠程度，故而也是一种准确，而不应视为含糊不 清。此外，公文中涉及的诸如“增加”、“减少”等词语后面所带“了”、“到”等表示事物数量 增减的词语，表示概数和基数的词语，表示界限阈的词语等等，要经常使用，也都要准确地 加以表述，不能粗疏。

　　三、要统一

　　即指写进公文中的数字，一定要认真检查，仔细核实，确保前后一致，避免相互“打架”。 各个分数之和要与总数相等，统计口径要一致，计量单位的使用也要前后一致，所列举的数 字要具有可比性，以确保公文中数字表述的准确性和规范性。同时，对于数字的书写和使 用也要保持统一，要严格按公文法规中的规定执行。对于同样数字，按规定应当使用汉字 书写的，就不能随意改换成阿拉伯数码，反之亦然。决不能此处用汉字，而在彼处又用阿拉 伯数码。在这方面，实践中有些单位的公文做得很不够。例如有一篇关于某市领导班子调 整的报告，其中谈到“调整后的领导班子文化水平有了大幅度提高”时，说“大专文化程度 的由过去的54%上升到78%，大本文化程度的由过去的29%上升到53%”。前句话由于 在“大专”之后丢掉了“以上”二字，结果将本来应当包括在大专以上文化程度“之中”的大 本文化程度的那部分人划到了“之外”，使得现在大专文化程度和大本文化程度的780-/0和 53%，这两个分数加在一起，不是小于100%，而是高达131%。两字之差，造成极大矛盾。 即指对于数字的书写和使用必须符合公文法规和其他有关规定，不能随意而为。哪些 情况下要用汉字数字，哪些情况下又要用阿拉伯数码，都有特定的范围和要求。例如依照 《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第(九)项的规定：“公文中的数字，除成文日期、 部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必 须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”这就是说，当公文中出现成文日期等几种特定情况 下要使用汉字数字，这是毫无疑问的，除此之外都应使用阿拉伯数字。对于这一书写和使 用规范，在公文写作中必须认真遵照执行。此外，按《办法》第二十五条第(六)项的规定， 公文中的结构层次序数也有其特定的规范要求，即第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三 层为“1.”，第四层为“(1)”。要注意严格按照这样四个层级顺序使用，不要越级套用;而且 对于结构层次序数的使用尽可能限在四层以内，不要过细过多;还要注意一般不用“首先”、 “其次”、“再次”，“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”等诸如此类的 结构层次序数表示法。对此，实践中不少机关的公文做得很不够，应当加以纠正。

　　四、要得当

　　在公文写作中，运用数字来反映事物的情状或变化，来说明有关问题，固然有其独特的 作用，一般的说明性文字不能替代，这是无可置疑的，但是也要适可而止，要把握其运用的 “度”，切不可过多过滥，或者流于玩弄数字游戏;或者恣意堆砌，搞数字罗列，犹如流水账一 般，给人以枯燥烦冗之感。随意堆砌数字，将所要说明的问题淹没在数字的烟海里，这是十 分有害的。本想能够充分说明问题，结果往往适得其反。例如有一篇关于粮食生产专业户 问题的调查报告，为了说明粮食生产专业户的生产水平和经济效益高于一般户，能使有限 的耕地提供更多的商品粮，使用了三个乡的总户数、总耕地数，其中粮食专业户的户数、耕 地数、20xx年实际和20xx年预计的三个乡的粮食产量、人均产量、商品粮数量、人均商品粮 数量以及粮食专业户这两年相对应的一系列数字，不长的一段文字，用了20多个绝对数， 罗唆冗长，令人不得要领。